Sinds 1 januari 2010 heeft de RSZ de bewijslast van forfaitaire beroepskosten omgekeerd. Vroeger moest de RSZ aantonen dat een bepaalde onkostenvergoeding verdoken loon was. Nu is het aan de werkgever om te bewijzen dat een dergelijke onkostenvergoeding terecht is en dus geen loon!
Dit betekent dat de werkgever vanaf deze datum voor alle kostenvergoedingen het professionele karakter en de realiteit van de kosten moet bewijzen. En dat door bijvoorbeeld gedurende enkele maanden een degelijk onderbouwd dossier met de nodige bewijsstukken samen te stellen, om hieruit nadien een redelijk gemiddelde als forfait te hanteren.
Wat zijn forfaitaire onkostenvergoedingen?
Dit zijn forfaitaire bedragen die geacht worden kosten ten laste van de werkgever te vergoeden. De wetgever stelt dat het werkelijke kosten moeten zijn, die eigen zijn aan of het gevolg van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, en dat zij ten laste vallen van de werkgever. Er bestaat geen vast criterium om te weten welke kosten ten laste van de werkgever zijn.
Aanvaardbaar forfait
Dergelijke bedragen die een terugbetaling van kosten vertegenwoordigen, zijn uitgesloten uit het loonbegrip. Ze zijn dus niet onderworpen aan sociale zekerheid of belastingen. Bovendien moet het om bedragen gaan die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op verzoek van de sociale inspectie moet de werkgever dan ook zijn systeem van kostenvergoeding motiveren met geschreven stukken zoals het arbeidsreglement, de arbeidsovereenkomst, onkostenregelingen, functieomschrijvingen, e.d. Het betaalde forfait moet in ieder geval ‘acceptabel’ zijn en in relatie staan tot de functie en de werkomstandigheden van de werknemer aan wie er betaald wordt. Men moet dus kijken naar de arbeidsrelatie tussen beide partijen en naar de daaruit voortvloeiende verplichtingen.
Fiscus vs RSZ
Op fiscaal vlak ligt de bewijslast nog steeds bij de fiscus om aan te tonen dat een kostenvergoeding een verdoken bezoldiging is. Het blijkt ook in de praktijk dat RSZ en fiscus vaak niet op dezelfde golflengte zitten. Elk heeft zijn beoordelingsvrijheid.
De lijst
Goed nieuws is dat de RSZ in haar onderrichtingen aan de werkgever van het 3de kwartaal 2010, een lijst publiceert van verschillende moeilijk te bewijzen kleine onkostenposten en overeenkomstige maximumbedragen waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt. Hoewel de lijst vrij beperkt is - wij merken bijvoorbeeld op dat er geen forfaitaire representatiekosten of gsm-vergoedingen worden vermeld - is het toch een stap in de goede richting naar meer rechtszekerheid voor de werkgever.
| Type kosten | bedragen |
|
woon-werkverplaatsingen en |
met auto: € 0,3178/km met fiets: € 0,20/km |
| baankosten voor werknemers met ‘buitendienst’ |
€ 8/dag (afwezigheid van faciliteiten) en/of € 6/dag (maaltijdvergoeding) 10% telewerkers |
| verblijfskosten in België | € 30/nacht |
| bureaukosten | € 110,50/maand 10% huisarbeiders |
| arbeidsgereedschap | € 1,25/dag |
| werkkledij | € 1,46/dag onderhoud/aankoop € 0,73/dag onderhoud/slijtage |
| kosten verbonden aan de auto | garage: € 50/maand parking: € 15/maand carwash: € 15/maand |
Type kosten en bedragen
woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen
met auto: € 0,3178/km
met fiets: € 0,20/km
baankosten voor werknemers met ‘buitendienst’
€ 8/dag (afwezigheid van faciliteiten) en/of
€ 6/dag (maaltijdvergoeding) 10% telewerkers
verblijfskosten in België
€ 30/nacht
bureaukosten
€ 110,50/maand
10% huisarbeiders
arbeidsgereedschap
€ 1,25/dag
werkkledij
€ 1,46/dag onderhoud/aankoop
€ 0,73/dag onderhoud/slijtage
kosten verbonden aan de auto
garage: € 50/maand
parking: € 15/maand
carwash: € 15/maand
Dit lijstje vormt minstens een hulpmiddel voor het beleid wat betreft de kostenvergoeding.
In geen geval mogen deze kosten dubbel terugbetaald worden.
Lieve Hendriks
lieve.hendriks@vhg.be
